Skräddarsy er egen klimatväxlingsmodell

Ta hjälp av ert dataunderlag från nulägesanalysen och titta på vilka tjänsteresor som ger störst klimatpåverkan. Vilka av dessa är enklast att börja med? För vilka resor finns det klimatsmarta alternativ? Vill ni verkligen spänna bågen kanske ni även vill ta ansvar för medarbetarnas pendling?

Förslag på tjänsteresor som kan avgiftsbeläggas:

• Alla tjänsteresor med flyg
• Tjänsteresor med flyg inrikes
• Tjänsteresor med flyg inom Europa
• Tjänsteresor med flyg utanför Europa
• Alla tjänsteresor med bil
• Tjänsteresor med privat bil
• Tjänsteresor med fossildriven bil
• Medarbetarnas pendling med bil/fossila drivmedel

När ni har valt vilka resor som ska avgiftsbeläggas, är det dags att fundera på hur stor avgiften ska vara och vad ni ska använda för typ av avgift. En procentuell avgift på kostnaden är ofta enkel att administrera medan en avgift baserad på utsläppt koldioxid kommunicerar miljönyttan mer direkt. En lägre avgift kan innebära lägre tröskel för beslut om införande, medan en högre avgift ofta ger större effekt. Vad tror ni fungerar bäst för er verksamhet? Tänk på att vara tydlig med att avgiften betalas av arbetsgivaren och inte av den enskilda medarbetaren.

Vi har tagit fram några förslag på olika avgiftsnivåer. Välj det som passar er bäst, eller sätt en egen nivå:

• 25, 50 eller 100 % av biljettpriset på flygresor
• 300-1000 kr per enkel resa för flygresor inom Sverige
• 500-2000 kr per enkel resa för flygresor inom Europa
• 1000-5000 kr per enkel resa för flygresor utanför Europa
• 25-100 % av ersättningen vid användning av privat bil i tjänsten
• 5-20 kr/mil vid användning av privat bil i tjänsten
• 25-100 % av kostnaden för resor med fossildriven verksamhetsbil
• 5-20 kr/mil för resor med fossildriven verksamhetsbil

Nu ska ni få fundera på hur besluten ska tas när det gäller att använda pengarna som avgiften genererar. Det kan hanteras på olika vis. En del organisationer bestämmer från början vad pengarna ska användas till medan andra tar beslut årligen, t ex utifrån en årlig handlingsplan. En del låter olika avdelningar inom organisationen ansöka om finansiering till klimatprojekt. Beslut om finansiering tas då av en utsedd person eller expertpanel och antingen löpande eller någon gång per år.

Olika alternativ har olika fördelar. Att bestämma från början vad pengarna ska användas till ger en enkel administration. Att ta beslut årligen kan göra att åtgärderna utformas och anpassas mer utifrån det aktuella behovet. Med en central styrning kan åtgärder genomföras brett i hela organisationen och därmed få större effekt. De som låter enskilda avdelningar ansöka om pengar påpekar att det tar en hel del tid att hantera, men att det kan bidra till ett ökat engagemang hos de som söker.

Hur ser det ut i er organisation? Har ni verksamheter som skiljer sig mycket åt? Eller är de så pass lika att ni kan anta att samma förmåner passar många?  Ska åtgärderna vara spikade från början eller ska medarbetare/avdelningar få ansöka om pengar ur en fond? Vilka beslut måste fattas på central nivå och vilka på lokal nivå?

Så här gör andra

• Helsingborg stad:

  Från början fattades ett politiskt beslut att pengarna ska användas till några specifika åtgärder.

• Region Skåne:

  Regiondirektören beslutar årligen om åtgärder utifrån en handlingsplan för effektiva möten och resor. Förslag tas fram utifrån vad som kommer flest medarbetare till del och kan göra mest nytta.

• Lunds kommun:

  Alla förvaltningar kan ansöka om pengar. Kriterierna för bedömning är att åtgärderna ska leda till maximalt minskade koldioxidutsläpp per beviljad krona. Beslut tas av kommunstyrelsen.

Oavsett vem som kommer att besluta om pengarna behöver ni i förväg fundera på vilka åtgärder som kan bli aktuella. Titta igenom vilka resor ni har valt att avgiftsbelägga. Hur kan ni på smartast möjliga sätt växla över dessa till klimatsmarta resor? Flygresor är till exempel svåra att ersätta med elcyklar. Där kan utrustning för distansmöten eller egen nattkupé på tåget vara bättre alternativ.

Det är viktigt att pengarna kommer er egen organisation till del, så att orsak och verkan blir tydlig för medarbetarna. Erfarenheten visar också att ju fler avdelningar/medarbetare som får ta del av åtgärderna, desto mer rättvis känns avgiften.

Vi har tagit fram en palett av åtgärder som kan hjälpa er att välja åtgärder som passar er. Vi har även gjort en bedömning av varje åtgärd utifrån klimatnytta, ekonomisk nytta och kostnad.

Åtgärdspalett (pdf, nytt fönster)

När ni har skräddarsytt er egen klimatväxlingsmodell som passar just er organisation, kan det vara bra att dubbelkolla att allt verkligen kommer att fungera bra. Vi har tagit fram ett antal kontrollfrågor som hjälper er att undvika falluckor och förebygga brister.

• Stödjer resepolicyn klimatväxlingsmodellen?
• Matchar avgifter och åtgärder varandra?
• Påverkas arbetsmiljön?
• Läggs det avgift på alla utsläppsresor? Om inte – varför? Är undantagen väl definierade?
• Kommer avgiften synas för medarbetare och attesterande chefer?
• Är modellen rättvis? Om hållbara resmönster belönas känns den extra avgiften logisk och rättvis.
• Är avgiften lätt att kommunicera?

Nu är det dags att konkretisera hur åtgärderna ska administreras. Gå igenom de åtgärder ni har valt och försök hitta praktiska lösningar. Om ni till exempel köper lånecyklar behöver de också tas omhand, och det kan vara bra att i förväg bestämma vem som ska ansvara för det.

Här har vi tagit fram exempel för några vanliga åtgärder:

• Månadskort på kollektivtrafiken bokas och hämtas här: __________
• Kollektivtrafik betalas så här: o med app, o som utlägg
• Distansmötes-utrustning: o till alla som reser, o i alla mötesrum, o att låna i receptionen
• Videokonferens-utrustning i dessa mötesrum: _________
• Erbjuda leasing av förmånscyklar.
• Cyklar och elmopeder bokas och hämtas här: ___________
• Omklädningsrum för cykelpendlare här: _________
• Cykelparkering inomhus här: ________
• Personligt periodkort för kollektivtrafik (kan även användas privat): o med app, o som utlägg.
• __­­____ % subvention på tågbiljetter, löses i ekonomisystemet genom automatisk kontering.
• Avtal med resebyrå om hotellnatt eller egen nattkupé för att gynna långväga tågresor.

Tydlig kommunikation är en framgångsfaktor för att klimatväxling ska ge bestående resultat. Det är också bra för förankringen att koppla klimatväxlingen till organisationens egna miljö- och klimatmål. Tänk på att sprida alla nya möjligheter som klimatväxlingen ger.

För att hålla ångan uppe behöver ni kommunicera era resultat ofta. Hur ska ni göra det? Ta fram en plan för hur ni håller igång en aktiv och kontinuerlig kommunikation inom den löpande verksamheten.

Nu har ni tagit fram ett förslag på hur er klimatväxlings-modell kan se ut. Vad händer härnäst? Behövs ytterligare beslut och förankring eller är det bara att sätta igång? Tänk på att inte låsa er vid att ta fram den helt perfekta modellen, det viktigaste är att komma igång att klimatväxla. När ni med tiden ser vilka effekter och möjligheter klimatväxlingsmodellen ger kanske ni upptäcker något som ni vill utveckla så att er modell blir ännu bättre.

Gör gärna en lista över vad ni ska göra härnäst, vilka personer som är ansvariga och vilka datum ni ska hålla.