3. Regionplaneprocessen
Processorganisation
Eftersom framtagandet av Regionplan för Skåne 2022–2040 har skett inom en politiskt styrd organisation, har arbetet inneburit en rad instanser att beakta inom processorganisationen. Dessa listas nedan.
Regionfullmäktige
Regionfullmäktige beslutar i frågor om antagande, aktualitetsprövning och ändring av en regionplan.
Regionstyrelsen
Regionstyrelsen beslutar och bereder ärendet om regionplan till regionfullmäktige.
Regionala utvecklingsnämnden (RUN)
Regionala utvecklingsnämnden är den nämnd som leder arbetet med regionplanen och fattar beslut om samråd och granskning. Det är viktigt att i god tid ärendeplanera för att säkerställa beslut i rätt tid för processen som helhet, samt att informera nämnden löpande om hur arbetet fortskrider.
Regionplanerådet
Regionplanerådet är Skånes motsvarighet till styrgrupp för arbetet med regionplanen. Den består av regionala utvecklingsnämndens presidium, Skånes Kommuners presidium, samt representanter från Skånes delregionala samarbeten: Malmö-Lundregionen, Skåne Nordost, Familjen Helsingborg och Sydöstra Skånes Samarbetskommitté (SÖSK). Regionala utvecklingsnämndens ordförande är ordförande i styrgruppen och mötena och punkterna på dagordningen förbereds av processledningsgruppen i nära samverkan med politiska sekreterare. Rådet ska vara ett forum för förankring av och diskussion om regionplanen och vara ett stöd under framtagandet.
De som ingår i rådet har ett ansvar att förankra arbetet med regionplanen i respektive hörnsamarbete och företräda sitt hörn. Det är omkring fyra till sex möten per år i rådet. Här sker en viktig politisk förankring med och mellan kommunerna. Möten med så många förtroendevalda kräver god framförhållning och avisering långt i förväg. Regionplanerådet är rådgivande till regionplaneprocessen, vilket betyder att regionala utvecklingsnämndens ordförande leder samtal och ställningstaganden för det fortsatta arbetet. Även om rådet inte är beslutande i formell mening, är samsyn viktig för prioriteringar och gemensamt ägandeskap av den slutliga versionen av regionplan och fortsatt arbete i genomförandet
Regionala utvecklingsavdelningens ledningsgrupp
Ledningsgruppen följer arbetet och ges möjlighet att påverka inriktning, innehåll och inte minst personella resurser. Gruppen har en viktig uppgift att förankra arbetet på avdelningen, agera ambassadörer för arbetet och att se till att arbetsgrupperna är rätt resurssatta.
Processägare
Regionala utvecklingsavdelningens verksamhetschef och enhetschef för regional planering har ett gemensamt processägaransvar. Det betyder att de styr över processens resurstilldelning och organisationens sammansättning samt ansvarar för kontakterna med och förankringen i den regionala utvecklingsnämnden och ledningsgruppen. Processägarna gör även strategiska vägval i planprocessen. Det är viktigt att regionplaneprocessen ligger nära ledningsgrupp och chefer med stort mandat, då regionplaneprocessen innefattar ett brett spektrum av frågor kopplat till regional utveckling.
Processledare
Processledaren har ett övergripande ansvar för framdrift av arbetsprocessen och för att genomföra regionplaneuppdraget enligt processplanen. Processledaren förfogar över de medel som processen tilldelats och ska rapportera eventuella avsteg från processplanen till processledningsgruppen.
Processledningsgrupp
Denna består av processägare, processledare, en samordnare med kommunikationskompetens, samt en samordnare med dokumentationsansvar. Gruppens uppgift är att leda och ansvara för processen respektive kommunikationen samt att koordinera alla inblandade och säkerställa dokumentation, dialog och uppfyllande av lagkrav. Processledningsgruppen ska stötta arbetsgrupperna och tillsammans med dessa driva framtagandet av regionplanen.
Processledningsgruppsmedlemmar och processledare har varierat något över de fyra åren, för att säkerställa brett ägandeskap, delat ansvar mellan medarbetare och olika fokus i olika faser av processen.
Arbetsgrupper
Arbetsgrupperna tar fram innehållet till regionplanen, såsom underlag, text och analyser, kartbilder till workshoppar och dialogtillfällen. Vilka kompetenser och arbetsgrupper som behöver tillsättas identifieras inom enheten regional planering och processledningsgruppen. Vid behov av kompetenser från andra delar av organisationen tillsätts dessa i samarbete med regionala utvecklingsavdelningens ledningsgrupp.
Interna och externa intressentgrupper
En aktörskartläggning gjordes tidigt i arbetet under år 2019 till stöd för att identifiera intressentgrupper. Interna och externa intressentgrupper kan vara befintliga grupper internt inom Region Skåne, kommunala planerare, Länsstyrelsen Skåne, statliga verk och myndigheter såsom Trafikverket, Tillväxtverket, Boverket, Energimyndigheten, Försvarsmakten samt andra externa aktörer såsom Sydsvenska handelskammaren. Dessa grupper involveras efter behov. De externa intressentgrupperna har olika karaktär och möjlighet samt vilja att påverka arbetet. En särskild grupp med kommunala planerare behöver ha en tätare dialog under arbetets gång för förankring och påverkan.
I lagstiftningen är det specificerat att ett särskilt samarbete behöver finnas mellan länsstyrelsen och regionplaneorganet för att säkerställa god samverkan på regional nivå i planeringsfrågor. Enligt MB 6 kap 9 § ska Regionplaneorganet samråda med Länsstyrelsen om regionplanens omfattning och detaljeringsgrad i ett så kallat avgränsningssamråd. Länsstyrelsen har dessutom ett särskilt ansvar att samordna de statliga intressena i planprocessen. De bevakar särskilt frågor som rör riksintressen, miljökvalitetsnormer, landsbygdsutveckling i strandnära lägen, mellankommunala intressen samt frågor om hälsa och säkerhet och risken för olyckor, översvämningar eller erosion. Länsstyrelsen ska även ta initiativ till samråd med Region Skåne i den efterföljande planeringen vid prövning av detaljplaner som berör regionala intressen (Boverket, 2022). Region Skåne och Länsstyrelsen har sedan 2021 en gemensam överenskommelse om samverkan som täcker in följande områden: avstämning av uppdrag, projekt och handläggning av betydelse för den regionala planeringen, dialog i tidiga skeden samt under planprocessen kopplat till regionplanering enligt PBL och mötesstruktur. Under planprocessen hölls särskilda avgränsningssamråd mellan Länsstyrelsen och Region Skåne i syfte att diskutera konsekvensbedömningens miljökonsekvenser såväl som betydande miljöpåverkan i enighet med PBL.
Överlag i arbetet med interna och externa intressentgrupper är det viktigt att kommunicera rätt för rätt grupp, samt identifiera nyckelpersoner som ska delta i arbetet där det behövs.
Processplanering
Regionplaneprocessen har under arbetets gång, utifrån de lärdomar som gjorts, utvecklats till den process som illustreras ovan. Processen är cyklisk och följer tydliga formella skeden reglerade genom PBL: framtagande följs av samråd och granskning och planhandlingen antas sedan av regionfullmäktige. En antagen regionplan följs av ett genomförandeskede och kommer löpande att följas upp och utvärderas. Utfallet av uppföljningen ligger sedan till grund för en aktualisering av regionplanen. En sådan aktualisering ska ske en gång per mandatperiod. Utfallet av uppföljningen kommer att påverka vilka utmaningar som uppmärksammas i aktualiseringen av regionplanen.
För att strukturera arbetet med framtagandet av Skånes första regionplan togs initialt en projektplan fram, med beskrivningar av resurser, faser och budget för arbetet. Denna reviderades kontinuerligt och en tid in i arbetet såg processägarna ett behov av att denna tydligare blev en processplan, för att arbetet tydligt skulle inkorporeras i ordinarie processer i organisationen och inte ses som något som avslutas efter färdigställd regionplan 2022. Processplanen beskriver regionplaneprocessen mellan 2019–2022; från uppdragets tilldelning till genomförandet och uppföljningen av den antagna planen. Efter processperiodens första cykel kommer aktiviteter för genomförande och utvärdering av regionplaneuppdraget ingå som en del av Region Skånes ordinarie verksamhet. Arbetet fortlöper då utifrån uppdraget och krav på aktualisering i PBL.
Det är första gången som en regionplan enligt plan- och bygglagen har tagits fram och därför har varje del i arbetet varit en utforskande process, även om erfarenheter från regional fysisk planering finns från andra regioner och dessutom har översiktsplaneprocessen kunnat fungera som inspiration.
Under arbetsprocessen har processplanen reviderats vid flera tillfällen för att upprätthålla sin relevans för processen. Tidsplaner och fördjupade fasbeskrivningar har tillkommit för att mer detaljerat styra upp arbetet baserat på löpande interna dialoger och utvärderingar, samt betingats av den aktuella processledarens föredragna arbetssätt. Den senaste revideringen sker i samband med framtagandet av denna publikation och kommer ligga till grund för framtida processplanering, aktualisering och i utvärderingssyfte för regionplaneuppdraget.
Följeforskning
Regionplaneprocessen följs sedan start av två forskare i företagsekonomi vid Högskolan Kristianstad, Lisa Källström och Elin Smith. Fokus är på hur dialog och samverkan planeras, arrangeras och genomförs, hur processen upplevs av olika intressentgrupper samt vad detta arbetssätt ger för resultat. Avsikten är att projektets resultat ska bidra med insikter kring ämnet för såväl aktuellt regionplaneuppdrag som för en bredare publik avseende samverkansfrågor. En rapport som beskriver de resultat som följeforskningen resulterat i hittills går att finna i sin helhet under kapitel 8. Bilagor. Nedan följer en sammanfattning av forskningsprojektets bakgrund, syfte och datainsamling.
Bakgrund till forskningsprojektet
När Region Skåne 2019 inledde arbetet med att ta fram en regionplan för regionen var det tydligt att framtagandet skulle ställa fortsatta krav på en god dialog och samverkan mellan olika berörda intressenter. Tillsammans med Lisa Källström och Elin Smith utformades projektet Regionplaneuppdraget - Samverkansprocessen fångad i ett intressentperspektiv som finansieras via Högskolan Kristianstads forskningsplattform Verksamhetsutveckling i Samverkan med Region Skåne som medfinansiär 2020–2022.
Syfte och utformning
Forskningsprojektets övergripande syfte är att utifrån ett intressentperspektiv följa samverkansprocessen inom regionplaneuppdraget och utforska hur dialog och samverkan planeras, arrangeras och genomförs samt hur processen upplevs av olika intressentgrupper. Frågeställningen utvecklades i samverkan mellan följeforskarna och Region Skåne med utgångspunkt i den tidigt identifierade vikten av dialog och samverkan med olika intressenter för att kunna ta fram en regionplan med konkret betydelse för Skånes utveckling.
Empiri
Följeforskningen har under de olika delstudierna använt sig av olika insamlingsmetoder av empiriskt material. Däribland genom att observera olika möten, workshops och presentationer och noterat hur och vad man diskuterar, samt vem som deltar i diskussionen. För att kunna ställa mer specifika frågor med möjlighet till diskussion och följdfrågor har det även genomförts intervjuer med olika intressentgrupper, med särskilt fokus på kommunala tjänstepersoner och politiker som primära intressenter. Utöver dessa har följeforskarna även hittills genomfört en enkätstudie med syfte att samla mer generella upplevelser av samverkansprocessen. Slutligen har de även tagit del av olika skriftliga dokument och hemsidor kopplade till regionplanen, exempelvis strategiska planer och utredningar. Som avslut på projektet planeras att under hösten 2022 genomföra intervjuer såväl som en avslutande enkätstudie för att få en slutlig utvärdering av samverkansprocessen.
Följeforskningens resultat hittills
Av forskningens resultat kan man hittills dra slutsatser kring att inbjudna deltagare till samverkansinitiativ har väldigt olika syn på vad samverkan är och innebär samt syftet med deras deltagande. Därav bör stor vikt läggas vid tydlig kommunikation och strategier för att få med sig mottagarna av regionplanen mot en gemensam målbild. Följeforskningens hitintills uppnådda resultat, analyser och slutsatser finnes under kapitel 8. Bilagor.