4. Beskrivning och utvärdering av processfaserna

Fasbeskrivning

Syftet med fas 1 var att lägga upp en plan för regionplaneprocessen genom framtagandet av en processplan. I processplanen ingick viktiga moment, såsom att fastställa funktioner och roller, ta fram tidsplaner och budget, samt göra olika analyser och listor. Processplanen innehöll även en grov planering över dialog- och kommunikationsinsatser samt en plan för hur processen skulle dokumenteras. Enligt den ursprungliga processplanen ingick även att ta fram ett utkast på genomförandebilaga och förbereda en processlogg i OneNote-verktyget.  Punkten att ta fram ett utkast på genomförandebilaga utgick och kommunikationsplanen färdigställdes under senare faser på grund av att inledande organisatoriska förändringar gjorde det svårt att starta igång arbetet med dessa.

Utmaningar och medskick

Det fanns under denna fas en upplevelse av ett visst politiskt motstånd till och en avsaknad av en tydligt formulerad politisk beställning kring regionplaneuppdraget, vilket kan ha påverkat uppstarten av arbetet. De inledande utmaningarna under Region Skånes regionplaneprocess berodde till stor del på bristande politisk förankring. Det fanns redan från början en oro att regionplaneuppdraget skulle hota de skånska kommunernas planmonopol genom dess lagstadgade ställning i plan- och bygglagen (PBL). För att lugna denna oro hade det varit fördelaktigt att tydligare definiera vilken nytta en regionplan tillför för Skåne. Att förankra regionplanen på detta sätt, genom att avdramatisera och ”få alla med sig” är insatser som hade kunnat underlätta senare dialog- och förankringsinsatser. Regionplanerådet bildades som styrgrupp för att underlätta just detta arbete och har med tiden blivit ett väl fungerande forum för politisk förankring.

Enligt PBL ska regionplanen utformas så att konsekvenserna av den tydligt framgår, detta har gjorts genom att genomföra en strategisk miljöbedömning (SMB). En utmaning som identifierades under regionplanearbetet var att hantera och synkronisera dessa två parallella processer och det är därav ett viktigt medskick att framtagandet av SMB:n bör ingå i den tidiga processplaneringen och resurssättningen.

Även om en förberedande fas som denna är viktig så är det även nödvändigt att ha med sig att regionplaneprocessen behöver få vara en lärande process. Det ska finnas utrymme och en lyhördhet för att göra förändringar i processplanen när det behövs eller låta aktiviteter utgå för att ge plats för andra.

I denna inledande fas var arbetssättet hierarkiskt och projektinriktat, med ett brett och ambitiöst grepp om den tidiga dialogen. Detta arbetssätt har senare justerats för att skapa effektivare framdrift såväl som större delaktighet. Det breda greppet möjliggjordes till mångt och mycket av det tidigare arbetet med Strukturbild för Skåne, där de skånska kommunerna varit mycket involverade i arbetet mot en samlad målbild. Det hade dock varit fördelaktigt att ha gjort ett större förarbete för regionplanen specifikt, exempelvis genom en programfas, då det fanns en känsla av att tappa den gemensamma riktningen i övergången från strukturbildsarbetet till regionplaneuppdraget med sitt lagstadgade mandat.  

Fasbeskrivning

Fas 2 syftade till att förankra regionplanearbetet hos berörda aktörer genom kommunikation och dialog parallellt med fas 1. Under denna fas ingick moment såsom att lansera regionplanearbetet på webben, samt att genomföra dialoger internt och externt. Inför dessa dialogaktiviteter togs det fram underlag och presentationsmaterial. Under dialogtillfällena dokumenterades de synpunkter och inspel som lyftes fram gällande innehåll och utformning av regionplanens samrådsförslag. Kommunikationsinsatser för att informera om planprocessen skedde löpande under denna fas genom bland annat avdelningen för regional utvecklings hemsida och nyhetsbrev.

De dialogtillfällen som genomfördes var i form av workshops med olika konstellationer av kommunala tjänstepersoner och politiska representanter. Mötena var upplagda efter IDOARRT-modellen (intention, desired outcome, agenda, roles, rules, time) och hade som främsta syfte att skapa förståelse och engagemang för regionplaneuppdraget. Processledaren och ett fåtal medarbetare hade det yttersta ansvaret för dessa och precis som beskrivet under fas 1 togs ett ambitiöst grepp kring involvering av externa aktörer i regionplaneuppdraget.

Utmaningar och medskick

Det visade sig vara en utmaning att förstå och enas kring förväntningarna på vad dialog och samverkan innebär. Som följeforskarnas resultat visat är innebörden när man talar om dessa begrepp inte självklar och det kan lätt uppstå konflikter eller missförstånd kring arrangörens förväntningar på deltagaren och vice versa. Det är en viktig lärdom att vara tydlig i kommunikationen kring vad som menas när vi som regionplaneorgan bjuder in till dialog för att undvika missförstånd i framtida processer.

Precis som under fas 1 var en stor utmaning under fas 2 politisk förankring. Att enas om en gemensam målbild och övertygas om nyttan på flera politiska nivåer är utmanande och kräver engagemang från både tjänstepersoner, ledningsgrupp och förtroendevalda. Precis som i de flesta processer måste man enas om en riktning för att nå framdrift. När detta saknas kan upplevelsen bli att tiden inte utnyttjas effektivt och en frustration byggs upp. Detta kan leda till en förlust av intresse för och således kompetens i processen, såväl som spä på den oro som ett nytt uppdrag som detta innebär. I den skånska regionplaneprocessen har upplevelsen varit att en viss otydlighet i de tidiga faserna satt ton för senare dialoger och arbetssätt, såväl som skapat ett eftersläp av revideringar och färdigställande av dokument och planer som inte hanns eller mäktades med inledningsvis.

För att undvika detta scenario är det alltså viktigt att arbeta med ”varför”-beskrivningen av regionplaneuppdraget, att definiera nyttan och skapa en gemensam målbild inom organisationen såväl som tillsammans med de regionala utvecklingsaktörerna. Det kan vara fördelaktigt att våga avgränsa och inte ta ett för stort grepp, samt bibehålla en stor ödmjukhet inför uppdraget. Samtidigt går det att vara tydlig med att vissa sakfrågor hanteras längre fram i processen för att inte tappas helt, eftersom många frågor behöver hanteras i en samhällsbyggnadsprocess för att regionplanen sedan ska vara relevant stöd till kommunerna.

En framgångsfaktor under de inledande faserna generellt har varit en styrka hos processledning och arbetsgrupper att bibehålla framdrift trots stora utmaningar. Detta har möjliggjorts genom en hög grad av transparens, social sammanhållning och prestigelöshet i hur processorganisationen tagit sig an uppdraget.

Fasbeskrivning

Syftet med fas 3 var att arbeta fram ett samrådsförslag till regionplanen. Detta gjordes genom att sammanställa och bearbeta inkomna synpunkter från den tidigare dialogfasen. I denna fas togs text, kartor och illustrationer att ingå i regionplanen fram. I samband med detta redovisades även planförslagets innebörd och konsekvenser. Region Skåne valde sedan att presentera innehållet i det digitala verktyget Storymaps. I processplaneringen för fas 3 inrymdes även att utvärdera och dra lärdomar från fas 2, samt att tids- och resursplanera efterföljande fas.

Med stöd av konsulter togs under denna fas dessutom strukturen för den strategiska miljöbedömningen fram i enlighet med PBL och Miljöbalken (MB). Syftet med miljöbedömningen är, enligt 6 kap. 11 § miljöbalken, att integrera miljöaspekter i planeringen och beslutsfattandet så att en hållbar utveckling främjas. Enligt MB ska det också framgå hur hänsyn tagits till allmänna intressen enligt 2 kap. 3§, och hur riksintressen enligt 3 och 4 kap. har tillgodosetts. Den strategiska miljöbedömningen visar alltså på regionplanens potentiella konsekvenser och utfall och liknar de miljökonsekvensbeskrivningar som görs i samband med översiktsplanering.

Utmaningar och medskick

En utmaning som uppkom under fas 3 var den snabba omställningen till ett digitalt arbetssätt på grund av Covid 19-pandemin. Samverkans- och förankringsmöjligheter minskade då politiska möten ställdes in och mycket av regionplanearbetets framdrift skedde internt på enheten för regional planering. En stor kommunikativ utmaning under denna fas var att hålla fast vid målbilden. Tidigt under fasen var upplevelsen att mycket material togs fram i arbetsgrupperna men att det sedan var svårt att samla detta i en struktur. Detta upplevdes delvis bero på den inledningsvis hierarkiska processledningen där arbetsgruppernas utbyte med varandra var begränsat. Det fanns ett stort engagemang men den gemensamma riktningen var fortfarande inte på plats vilket försvårade framdriften. En lärdom från denna period är att jobba mer med processbeskrivningar så att det är tydligt vad som förväntas av samtliga inblandade under varje enskild fas och hur det ska levereras. Att inledningsvis besluta om en gemensam disposition och struktur för arbetsgrupperna att förhålla sig till hade dessutom kunnat underlätta arbetet för de redaktörsansvariga. I samband med denna fas övergick mycket av arbetet till Microsoft Teams vilket underlättade delningen av information och material.

En ytterligare händelse under denna fas, sannolikt ett resultat av begränsade möjligheter till samtal och förankring, var reaktionen bland kommunerna på det första utkastet till regionplan. Utkastet gick ut i juni för att utgöra underlag för samtal och ge inspel på vilka delar som var i enlighet med kommunernas förväntningar och vilka som inte var det. Mottagandet, framför allt hos kommunernas politiska ledningar, var mycket kritiskt och en upplevelse som förstärkte oron gällande det kommunala planmonopolet. Denna händelse ledde till att en förlängning av samrådsskedet beslutades i regionala utvecklingsnämnden, för att ge mer tid till omtag av innehåll och hur det presenterades. Konsekvensen blev istället en kortare granskningsperiod som initialt var ambitiöst tilltagen.

Utöver den digitala omställningen innebar denna fas även stora organisatoriska förändringar. Enheten för regional planering hade flera olika chefer och byten av medarbetare vilket försvårade sammanhållandet av processen. I samband med att dessa förändringar började landa beslutade processägarna om ett omtag av processplaneringen; målbilden förtydligades, arbetet strukturerades upp och rollfördelningen påbörjade en rotation vilket möjliggjorde för större redundans och informationsutbyte mellan arbetsgrupper och processledning, men samtidigt en tydligare struktur och kontinuitet i arbetet.  I detta omtag ingick även att omvandla regionplaneprojektet till en regionplaneprocess. En mer cyklisk processbeskrivning ansågs passa regionplaneuppdraget bättre och upplevdes möjliggöra ett större helhetstänk med en mer flexibel processorganisation.

Fasbeskrivning

Under fas 4 publicerades och kommunicerades samrådsförslaget ut till berörda aktörer och remissinstanser. Samrådshandlingen remitterades den 1 december 2020 till ett stort antal aktörer, inklusive kommuner, grannkommuner, grannregioner, myndigheter, Länsstyrelsen, utbildningsinstitutioner, branschorganisationer och ideella organisationer och publicerades på hemsidan för att möjliggöra för privatpersoner att yttra sig. Samrådsförslaget var, i enighet med PBL, ute på samråd under fem månader.

Under denna period genomfördes flertalet dialoginsatser; avstämningar med Länsstyrelsen Skåne för att belysa regionplanens olika tematiska områden och bakomliggande resonemang, löpande politiska förankringsmöten inom ramen för 4-hörnsamarbetet, samt medborgarundersökningen Skånepanelen där Skånes invånare gavs chansen att tycka till. Samtliga dialoginsatser och aktiviteter under samrådsfasen går att läsa mer om i samrådsredogörelsen till Regionplan för Skåne 2022–2040, bilagd denna skrift.

Utmaningar och medskick

Den största dialoginsatsen som genomfördes under denna period var i form av en ”kommunturné” där enheten för regional planering digitalt träffade representanter från samtliga av Skånes 33 kommuner enskilt. Synpunkterna som framfördes vid dessa tillfällen dokumenterades noggrant och låg till grund för de revideringar av planförslaget som gjordes under efterföljande fas. De 33 dialogmötena upplevdes som extremt värdefulla för att stärka regionplanens ställning såväl som Region Skånes relation till de enskilda kommunerna. En framgångsfaktor för att dessa skulle lyckas väl var omfattande förberedelser vad gäller innehåll och deltagande, den enkla mötesformen och den avsiktligen ödmjuka inställningen från arbetsgruppens sida. Mötena var upplagda så att samrådsförslaget presenterades kort för att sedan lämna majoriteten av mötestiden till kommunen att ställa frågor, lyfta funderingar och komma med synpunkter på planförslaget. Digitaliseringen möjliggjorde här högt deltagande och en effektiv turné på kort tid.

Efter kommunturnén anordnades även tre tematiska workshops där de regionala utvecklingsaktörerna fick möjlighet att delta. Temana på respektive workshop var ortstruktur, vatten och energiförsörjning. Samtliga teman valdes på grund av deras regionala relevans och behov av att stärkas i planförslaget. Stort fokus låg fortfarande i denna fas på att förankra regionplaneuppdraget hos kommunerna. En reflektion som framkommit här är att det i detta stadie hade varit en god idé att inkludera statliga myndigheter mer, exempelvis Trafikverket, men också danska myndigheter.

En ytterligare reflektion från fas 4 är att det finns behov att utveckla ett bättre system för återkoppling i dialogprocessen. Under stor del av regionplaneprocessen har återkoppling skett efter behov och inte så inarbetat i processplanen som det hade kunnat. Även dokumentation och revidering av planförslaget allteftersom hade kunnat vara tydligare planerat inför denna fas. En stor utmaning var den höga arbetsbelastning som fasen innebar med sitt höga tempo och ambitiösa tillvägagångssätt, vilket olyckligt nog satte onödigt stor press på medarbetarna involverade i arbetet. Begränsningar i digitala verktyg, en inlärningsperiod för digitala arbetssätt och begränsningar i system för synpunktshantering, lade ytterligare stress till arbetet. Mer tid lagd på förberedelse under den föregående fasen kunde potentiellt avlastat under denna intensiva period där det inte fanns tid att stanna upp och reflektera efter hand.

Fasbeskrivning

Syftet med fas 5 var hantera inkomna remissyttranden samt bearbeta och redigera innehållet i regionplanen utifrån dessa. I detta ingick att säkerställa en väl fungerande process för det tekniska mottagandet och dokumentationen av remissyttranden. Hanteringen och bemötandet av dessa redovisades sedan i en samrådsredogörelse i enighet med kraven enligt PBL och för att säkerställa transparens i planarbetet.  Utöver detta förbereddes även den politiska beredningsprocessen av det reviderade planförslaget inför granskningsfasen.

Under denna fas genomfördes dessutom ett ytterligare avgränsningssamråd med Länsstyrelsen om att i vissa fall förlänga konsekvensbedömningens tidsmässiga avgränsning till år 2100. Detta främst för att kunna bedöma exempelvis klimatförändringarnas framtida konsekvenser.

Utmaningar och medskick

En stor utmaning under denna fas var mängden yttranden som inkom och behövde hanteras på kort tid. Flertalet aktörer begärde även anstånd vilket gjorde att synpunkter inkom senare än planerat. Upplevelsen var att mängden synpunkter inom fasens relativt korta tidsram var överväldigande och hanteringen inte tillräckligt förberedd. Dessutom inträffade denna fas under semestermånaderna och den reella arbetstiden blev kortade än det var planerat för. Det fanns heller ännu inte något bra system för att arbeta flera medarbetare med så stora mängder material och detta upplevdes som en stor osäkerhet i datahanteringen. Behovet av standardisering av synpunktshantering och av att kartlägga olika arbetssätt blev tydligt och togs med till planeringen av arbetet framåt.

Vidare tog framtagandet av samrådsredogörelsen mer tid än planerat för, vilket gick ut över möjligheten att revidera planförslaget, framför allt i relation till kartproducering och geodatahantering. Detta berodde på en upplevd resursbrist och att det blev nödvändigt att prioritera om för att mäkta med samrådsredogörelsen. Även resurser som var avsatta till att arbeta med SMB-processen mötte utmaningar i att hinna med de revideringar som behövde synkroniseras i hanteringen av planförslaget respektive SMB:n. Detta berodde till viss del på att arbetsbördan såväl som behovet av tekniska resurser kopplat till mottagandet av synpunkter inför fasen underskattades och i stället fick hanteras genom snabba lösningar under arbetets gång. En lärdom som lyfts här är vikten av en fungerande dokumentationsroll i relation till processledningen, samt att resurser till både förberedelser och efterarbete är planerat för under hela processen.

En nödvändig framgångsfaktor för att komma igenom denna fas var förmågan att ställa om snabbt och efter behov. Processledning var lyhörd och fattade snabba beslut om prioritering vilket möjliggjorde att medarbetarna, trots upplevd tidsbrist, lyckades producera en väl genomarbetad samrådshandling såväl som samrådsredogörelse vilka mottagits mer positivt än befarat. En blandning av seniora och juniora medarbetare, inklusive stöd från praktikanter, möjliggjorde en effektiv arbetsfördelning där stora mängder text och material kunde bearbetas utan att offra kvalitet.

Fasbeskrivning

Arbetet under fas 6 innefattade att publicera och kungöra planförslaget för granskning, ställa ut planförslaget under tre månader i enlighet med PBL, genomföra dialogmöten med syfte att förankra såväl som samla in synpunkter på planförslaget, samt förbereda för registrering och hantering av remissyttranden. Under fas 6 genomfördes ett flertal dialogaktiviteter såsom ett inledande öppet webbinarium, hybridmöten i samarbete med de regionala kärnorna, avstämningar genom de delregionala 4-hörnsamarbetena och genom ett utökat regionplaneråd, samt ett medborgarmöte. Samtliga dialoginsatser och aktiviteter under granskningsfasen går att läsa mer om i det särskilda utlåtandet till Regionplan för Skåne 2022–2040 (se bilaga 3).

Utmaningar och medskick

En stor fördel under denna fas var dess likheter med fas 4. Genom att behandla regionplaneprocessen som en lärande sådan kunde många av fasens utmaningar planeras för i god tid. Den tekniska hanteringen inför mottagandet av remissyttranden i följande fas lades tid på att förberedas, inte minst sett utifrån tid och resurser, vilket möjliggjorde att resursfördelningen upplevdes som mer jämnt fördelad än under tidigare faser.

En utmaning under denna fas var att samorganisera dialogmöten i hybridform. I stället för att Region Skåne själv stod värd för dialogtillfällena bjöds de regionala kärnorna in att vara medvärdar på plats i sina respektive kommuner. Detta innebar ett större kommunikationsarbete än tidigare för att gemensamt sätta agendan kring varje mötestillfälle. En särskild planeringsgrupp på enheten för regional planering tillsattes för att förbereda dessa tillfällen. Det visade sig dock vara svårt att koordinera möten på detta sätt och en lärdom som uppkommit är att tidigt definiera syfte och förväntningar inför varje mötestillfälle, samt identifiera förväntningar på återkoppling och uppföljning. Ytterligare förmöten och avstämningar kunde genomförts för att säkerställa att mötena uppfyllde de samlade förväntningarna. Förutom de kommunikativa utmaningarna innebar dessutom hybridmötesformen oväntade tekniska utmaningar som var svåra att planera för, men som kanske kunnat undvikas genom att testköra mötesformen innan.

Även medborgarmötet innebar utmaningar då det helt saknade deltagare. Detta kan till viss del ha berott på bristande kommunikationsinsatser i Region Skånes kanaler inför mötestillfället men även på att det generellt är svårt att uppnå medborgarengagemang i planprocesser, kanske ännu mer så på regional nivå. Det krävs fortsatt arbete för att relevansgöra regionplanen för Skånes invånare ur ett demokratiperspektiv.

Fasbeskrivning

Fas 7 blev under revideringar av processplanen uppdelad i två delar. De båda delarna av fas 7 syftade till att hantera inkomna remisser från granskningen av planförslaget och färdigställa antagandehandlingen. I detta ingick att revidera planen och sammanställa eventuella åtgärder som de inkomna synpunkterna resulterade i, i ett särskilt utlåtande, samt förbereda det slutgiltiga planförslaget för politisk beredning.

Utmaningar och medskick

Arbetet under Fas 7a fokuserades på att på ett respektfullt och transparent sätt hantera inkomna granskningsyttranden. Lärdomar från fas 5 kring administration och teknisk hantering utav synpunkter hade redan här tagits tillvara för att vara bättre förberedda att hantera stora datamängder. Detta gjordes med fördel genom standardiserade Excel-tabeller och tydligare kommunikation kring förväntningar mellan processledningsgrupp och sakkunniga, samt mellan sakkunniga och redaktörsgruppen. Trots tekniska förbättringar upplevdes dock fortfarande en del utmaningar med dokumentation och datahantering. Dessa kunde åtgärdats tidigare genom att testa och kvalitetssäkra arbetssätt och verktyg under den föregående fasens utrymme för förberedelser.

En lärdom är att tidigt kommunicera ut till remissinstanserna i vilket format yttrandena ska bifogas. Då inte alla skickades kopierbara blev det, trots goda förberedelser under föregående fas, en del tidskrävande lösningar. I detta skede sammanställdes även länsstyrelsens granskningsyttrande och hur det bemötts för att säkerställa transparens i enighet med lagkraven. En särskild arbetsgrupp tillsattes för hantering av granskningsyttrandet, rättsliga spörsmål och Region Skånes kommentarer till granskningsyttrande, vilket visade sig framgångsrikt och effektivt.

Fasbeskrivning

Fas 7b syftade till att bearbeta innehållet i planförslaget inför antagandet, sammanställa ett särskilt utlåtande, förbereda och layouta antagandehandlingen i både Storymaps och PDF inför den politiska beredningen. Inför denna fas var det viktigt att ha med sig att det mellan granskning och antagande inte fanns utrymme att göra väsentliga ändringar då planen i så fall hade behövt genomgå en granskningsprocess på nytt. Region Skåne gjorde därav bedömningen att de ändringar som gjordes behövde infalla under någon av kategorierna korrigering av faktafel, mindre justeringar på kartor och text, ett tydligare framtidsperspektiv eller omstrukturering för tydlighet och tillgänglighet.

Utmaningar och medskick

Att begränsa möjligheten för revideringar av planen i detta sena skede underlättade hanteringen av synpunkter och var mindre resurskrävande än tidigare hantering av remissvar under samrådsskedet. Dock upplevdes ändå en viss tidsbrist under denna fas då den ursprungliga processplanen inför fas 7 saknade tydlighet kring hur mycket den politiska beredningsprocessen skulle ta upp av tidsåtgången. Det faktiska leveransdatumet för denna fas definierades av när antagandehandlingen behövde gå in i den politiska beredningen, vilket i detta fall var inför tjänstepersonsberedning.

En lärdom från denna fas är att inte räkna med att det finns tid i luckorna mellan de olika beredningsinstanserna. Detta för att det förslag som gått in i beredningsprocessen inte får justeras utan beslut från förtroendevalda. Alltså behöver förändringar som tjänstepersonerna anser principiella lyftas till politiskt beslut och inte oförankrat revideras mellan tillfällena för de olika beredningsinstanserna. I praktiken innebär detta att antagandehandlingen ur ett tjänstepersonsperspektiv bör bedömas som relativt färdig redan när den går in i den politiska beredningen, vilket påverkar tidsåtgången för revidering efter granskningen. Detta behöver kommuniceras tydligt mellan processledning och arbetsgrupper. Dessutom kan den tiden komma att behövas till andra ”eftersläpande” aktiviteter, såsom i detta fall layout eller tillgänglighetsanpassning, samt till att prioritera att synkronisera den strategiska miljöbedömningen med det slutgiltiga planförslaget. Dessa delar skulle dock med fördel kunnat planeras in som en del i denna fas redan tidigt.

En stor fördel under de båda delarna av fas 7 var att gruppen som utgör enheten för regional planering kom att definieras av tillit, prestigelöshet och en öppen kultur. Medarbetarna upplevde att detta till stor del berodde på att man fått ett lyhört och bra ledarskap och efter en turbulent start landat i en väl fungerande processorganisation där man som kollegor hjälps åt mot målet. Man kan kanske dra slutsatsen att denna kultur uppmuntrats genom de roterande arbetsrollerna och genom en fördelaktig sammansättning av individer som jobbat intensivt tillsammans och hittat fungerande arbetssätt. Samtidigt tillkom en del nya personer under denna period i form av praktikanter eller visstidsanställda, vilket inte förändrade arbetssätt eller kultur nämnvärt utan istället bidrog till rådande sammanhållning.

Fasbeskrivning

Fas 8 syftade till att lägga grunden för ett kraftfullt genomförande av regionala prioriteringar i samverkan med andra aktörer inför antagandet av regionplanen. Här ingick att ta fram en genomförandebilaga, kontinuerligt arbeta med förankring samt prioritera och planera inledande genomförandeaktiviteter att ingå i den ordinarie verksamhetsplaneringen. Enligt den tidiga processplanen skulle denna fas även inrymma ytterligare externa dialoginsatser samt en fördjupad aktörsanalys. På grund av omstruktureringar i tidsplan och leveranser utgick dessa punkter och fokus lades i stället på den interna förankringen och på att ta fram en väl genomarbetad genomförandebilaga med förslag på genomförandeaktiviteter.

Framtagandet av genomförandebilagan utgick till stor del från de synpunkter som inkommit under samråd och granskning som Region Skåne bedömde som inte hanterbara i den första versionen av regionplanen. Dessa hade tidigare samlats under paraplyet ”utestående frågor” och kompletterades i genomförandebilagan med frågor som processledningen och arbetsgrupperna bedömde vara i behov av fördjupning eller att tas vidare till aktualiseringen.

I denna fas ingick även att förbereda inför efterföljande faser; Genomförande och förankring/lansering samt Uppföljning och utvärdering. Processledningen identifierade ett behov av att dessa arbetsprocesser inarbetades i Region Skånes ordinarie verksamhet och utifrån befintliga uppföljnings- och utvärderingsmodeller, exempelvis genom uppföljningen av den regionala utvecklingsstrategin samt samverkan med Länsstyrelsen Skånes uppföljning av de nationella miljömålen på regional nivå. Parallellt med framtagandet av genomförandebilagan pågick alltså ett arbete med att ta fram en plan för att möjliggöra en övergång från regionplanens processorganisation till att inarbeta genomförandet av regionplanen i den ordinarie verksamhetsplaneringen.

Utmaningar och medskick

Syftet med och innebörden av genomförandebilagan upplevdes som otydliga under stora delar av fasen, vilket återspeglas i den tidiga processplanen. Det var därav utmanande att få fram en färdig produkt. Under fasen upplevdes otydlighet gällande leveransdatum, hur bilagan skulle ingå i regionplanen och vad den skulle innehålla innan genomförandebilagan landade i sin slutliga version. Utöver detta upplevdes genomförandebilagan inte vara tillräckligt väl förankrad på enheten för regional planering utan mycket av arbetet och bearbetningen skedde i stället isolerat i arbetsgruppen för genomförandet. En lärdom som framkommit här är att fler skulle involverats tidigare i framtagandet av genomförandebilagan för att säkerställa en brett förankrad slutprodukt. Framtagandet hade även kunnat gynnas av en förberedande period under den föregående fasen, med fokus på att definiera hur ett genomförande kan se ut, hur andra aktörer ser på ett genomförande och hur detta kan formuleras i relation till ett antagande av en regionplan.

Det är fördelaktigt att genomförandebilagan och genomförandet av regionplanen är levande och löpande dokument och processer. Framgent ser Region Skåne behov av att arbeta vidare med urval av genomförandeaktiviteter med de regionala utvecklingsaktörerna för att säkerställa att deras prioriteringar överensstämmer med de som Region Skåne gjort, att de fortfarande är aktuella och prioriterade, allt för att genomförandebilagan ska bli så användbar som möjligt för de som ska använda den.

Vidare kan man reflektera över om det hade varit enklare att arbeta med genomförandebilagan om det hade funnits ett utkast sedan de tidiga faserna. Att tidigare sammanställa potentiella aktiviteter och prioritera bland dessa hade kunnat användas som en grund för att utveckla det efterföljande arbetet tillsammans.

Vad gäller att förbereda för de efterföljande faserna så upplevdes det som utmanande att frångå de tidigare processfasernas tydliga tidsramar och etablerade arbetssätt för att introducera ett mer långsiktigt perspektiv av genomförande, uppföljning och inte minst aktualisering av regionplanen. Att förbereda för genomförandet och uppföljningen upplevdes till viss del som ett uppdrag separat från framtagandet av regionplanen då dessa förberedelser fokuserade mer på den ordinarie verksamhetsplaneringen och verksamhetsutvecklingen. Likt tidigare faser var det i det förberedande arbetet av genomförande och uppföljning viktigt att definiera syftet och målgruppen. En framgångsfaktor för att vara väl förberedd inför dessa efterföljande faser var att ha väl utarbetade forum för avstämning och förankring mellan arbetsgrupper, processledning och ledningsgrupp samt mellan tjänstepersoner och förtroendevalda. Detta möjliggjorde en explorativ process där flera förslag prövades och omarbetades för att slutligen landa i en uppföljningsmodell såväl som i fem delprocesser att utgå från framgent i den ordinarie verksamheten.

De fem delprocesser som det efterföljande arbetet utgår ifrån syftar till att möjliggöra en ämnesövergripande samordning av frågor som är brett förknippade med varandra, men tidigare hanterats separat inom organisationen. Detta för att komma bort från att arbeta i stuprör och i stället se regionplanens olika delas som sammanhängande. Syftet är också att säkerställa att inga sakfrågor i genomförandet av regionplanen tappar fokus, utan finns med inför aktualiseringen av regionplanen. Inför efterföljande faser identifierades också ett behov att inom Region Skåne fortsatt förankra genomförandet av regionplanen och det nya arbetssättet som delprocesserna innebär.

Fas 9 är vid tiden då denna publikation skrivs nyligen påbörjad. Det är därav för tidigt att dra några större lärdomar från denna fas. Arbetet med tidplanen inför aktualisering är redan i planeringsstadiet, vilket kommer att sätta vissa ramar för genomförande och vilka aktiviteter som ska planeras för.

Fas 10 är vid tiden då denna publikation skrivs endast delvis påbörjad. Det är därav för tidigt att dra några större lärdomar från denna fas. Arbetet med strukturen för uppföljning och utvärdering påbörjades redan under fas 6 för att kunna beskrivas i slutligt förslag till regionplan inför antagande, samt för att samordnas till stor del med Region Skånes modell för uppföljning av den regionala utvecklingsstrategin.

Lärdomar från arbetet så här långt är att det tar tid att identifiera en uppföljningsmodell som lämpar sig för regionplaneuppdraget, då det handlar både om interna arbetssätt och externa samhällseffekter. Det är dessutom ett samtal som behöver föras inom hela organisationen.