6. Avslutande reflektioner
De lärdomar som hittills presenterats kan ses som pusselbitar i en framgångsrikt framtagen regionplan, men det är även viktigt att tänka på regionplaneprocessen som en helhet. Det är exempelvis inte nödvändigtvis en framgångsfaktor att definiera en tydlig målbild om man sedan inte kan kommunicera den, eller att genomföra dialoginsatser utan att utöva lyhördhet eller efteråt erbjuda någon form av återkoppling. Under intervjutillfällena med medarbetare och förtroendevalda på Region Skåne ställdes frågan kring vilken den absolut viktigaste lärdomen från regionplaneprocessen var. Svaren varierade i ordval och detaljer men kan tillsammans med de lärdomar som framkommit sammanfattas i detta kapitels avslutande, mer övergripande reflektioner.
Sammantaget kan man konstatera hur viktigt det är att lägga stort fokus på den externa dialogprocessen för att möjliggöra samskapande och förankring; att arbeta nära kommunerna genom nyckelord som dialog, kommunikation och medskapande. Regionplanen ska vara användbar för de skånska kommunerna, så aktiviteter för att möjliggöra för deras insikter och reella dialoger kring deras behov att ta plats i processplaneringen behöver prioriteras. Dialogprocessen bidrar utöver samskapandet även till förankringen och acceptansen av regionplanens budskap och målbild, en process som konstaterats ta tid, inte minst då den måste ske på olika nivåer organisatoriskt, och därav är viktig att ha med sig redan från de inledande faserna.
Likväl viktigt är det att arbeta med kontinuerlig och tydlig kommunikation kring förväntningar och återkoppling både internt och externt. Regionplanen är hela Skånes fysiska plan och behöver kunna bäras av hela den regionala organisationen. Dialog med kommunerna sker inom olika delar i organisationen, så ambassadörskap är möjligt i flera forum. Där ingår medarbetare såväl som förtroendevalda och nyckelord här är tydlighet och återkoppling. Det är även viktigt att våga gå in i samtal med en stor ödmjukhet och mod att ta till sig det som dialogprocesser och samskapande har att erbjuda. Man bör inte låta sig skrämmas bort av höga tonlägen eller upplevt motstånd utan i stället lita på att reell samverkan kommer ge resultat i förlängningen.
"Det viktigaste är nog ändå konstant kommunikation och att vara tydlig med vilka förväntningar man skapar, vilken fas man är i arbetet, vilka möjligheter det finns att påverka och när det finns möjlighet att påverka."
- Jesper Borgström,
Enheten för regional planering
Kommunikation innefattar även ledarskap och hur man förmedlar förväntningar på roller. Dessa har lyfts som framgångsfaktorer för färdigställandet av regionplanen, att processledningen varit tydlig och därigenom möjliggjort ett gott samarbete på enheten för regional planering.
Ett annat nyckelord som lyfts kontinuerligt är lyhördhet. Att vara lyhörda inför kommunernas önskemål, politikens direktiv och medarbetarnas synpunkter är en stor framgångsfaktor för antagandet av regionplanen. Här ingår att skapa kanaler för att utöva lyhördhet för att möjliggöra en större beredskap för oväntade svängningar i direktiv. Detta kan uppnås genom att vårda och ha en ödmjukhet inför både externa och interna relationer, bland annat genom regelbundna avstämningar i olika konstellationer, inte minst med politiska representanter.
Vidare är det viktigt att tydligt definiera målbilden och samtidigt skapa utrymme för en anpassningsbar processorganisation. Genom de utvärderingar och samtal som förts kan man konstatera att regionplaneprocessen är komplex och kan stundtals upplevas som övermäktig. För att undvika att processen springer ifrån en är det viktigt att arbeta mot en tydligt definierad målbild samt ta sig tiden att stanna upp och tänka efter, såväl som tänka efter före. I processplanen bör det finnas tid att avsatt för att förbereda inför kommande moment såväl som för att stanna upp och säkra samsyn efter genomförda aktiviteter. Utöver detta finns det ett förbättringsarbete kvar att göra gällande den tekniska hanteringen av regionplaneprocessen, där IT-system emellanåt har begränsat effektiviteten och framdriften. Mottagandet av synpunkter, digitala arbetssätt och geodatahantering behöver alla utvecklas för att möjliggöra ett mer effektivt och kvalitetssäkert arbetssätt inför aktualiseringsprocessen.
"Ha tålamod, lita på processen, skapa utrymme för reflektion och att kunna ta modiga beslut."
- Nikolina Verovic,
Enheten för regional planering
Dessa reflektioner sammantaget är det även viktigt att komma ihåg att det är svårt att göra något för första gången. Regionplan för Skåne 2022–2040 är den första av sitt slag och vad rollen som regionplaneorgan kommer innebära för samhällsplaneringen framgent är ännu inte tydligt definierat. Vid flera tillfällen har upplevelsen av regionplaneuppdraget varit att famna i blindo och det är viktigt att komma ihåg att det har varit en lärande process som utvecklats till ett arbetssätt som inte existerade inledningsvis. Med den första regionplanen som plattform kommer det förhoppningsvis bli lättare att utveckla Region Skånes roll i fysiska planeringsfrågor, hitta de bästa formerna för samverkan med de regionala utvecklingsaktörerna, samt utveckla ännu starkare ställningstaganden för att stötta kommunernas arbete mer till nästa version.
"Den här versionen är lite av en baseline, här börjar vi, sedan tänker jag att de kommande versionerna nog kommer vara mer visionsstyrda."
- Kristin Olsson,
Processledare 2021–2022